Terms & Conditions

Date d'entrée en vigueur : 7 mai 2024

Acceptation des conditions générales

En utilisant le site web charpstay.com, les services ou les applications, appartenant à BookOTL inc., vous consentez à respecter ces conditions générales. Si vous n'acceptez pas ces termes, il est nécessaire de vous abstenir d'utiliser nos services.

Modification des conditions générales

BookOTL se réserve le droit de modifier ces termes à tout moment. De telles modifications entreront en vigueur dès leur publication sur le site, et votre utilisation continue du service signifiera votre acceptation de ces modifications. Une notification sera fournie à tous les clients de BookOTL lorsque les conditions générales seront modifiées.

Admissibilité

Pour créer un compte sur charpstay.com et accéder à ses services, vous devez avoir au moins 18 ans. En utilisant charpstay.com, vous confirmez et garantissez que vous répondez à ce critère d'âge.

Inscription au compte

Pour utiliser des fonctionnalités spécifiques de charpstay.com, vous devez vous inscrire et créer un compte. Vous vous engagez à fournir des informations précises, à jour et complètes lors du processus d'inscription et à maintenir leur exactitude, leur actualité et leur exhaustivité.

Responsabilités de l'utilisateur

Vous êtes responsable de vos actions lors de l'utilisation de charpstay.com et des conséquences qui en découlent. Votre utilisation de charpstay.com doit se conformer uniquement à des fins légales et appropriées conformément à ces conditions générales et aux lois, réglementations ou pratiques ou lignes directrices généralement acceptées dans les juridictions applicables.

Politique de confidentialité

Votre utilisation de charpstay.com est régie par la politique de confidentialité de BookOTL, détaillant comment nous collectons, utilisons, partageons et protégeons vos informations personnelles. Veuillez-vous référer à la page de politique de confidentialité pour tous les détails.

Propriété intellectuelle

Tous les contenus sur charpstay.com, y compris texte, graphiques, logos, images et leur compilation, ainsi que tout logiciel utilisé, sont la propriété de BookOTL inc. ou de ses fournisseurs. Ce contenu est protégé par les lois sur le droit d'auteur et autres lois sur les droits de propriété intellectuelle et propriétaire.

Annulations et remboursements

Les politiques d'annulation et de remboursement seront clairement définies et accessibles à la fois aux clients et aux hôtes. Les utilisateurs doivent accepter ces politiques au moment de la réservation.

Limitation de responsabilité

Charpstay.com décline toute responsabilité pour les dommages indirects, accessoires, spéciaux, consécutifs ou punitifs, ainsi que toute perte de profits ou de revenus, qu'ils soient encourus directement ou indirectement. Cela inclut toute perte de données, d'utilisation, de bonne volonté ou autres pertes intangibles résultant de votre accès aux services, de votre utilisation ou de votre incapacité à accéder ou à utiliser les services.

Indemnité

Vous vous engagez à indemniser et à dégager de toute responsabilité BooOKTL, ses dirigeants, administrateurs, employés et agents de toute réclamation, dommage, obligation, perte, responsabilité, coût ou dépense découlant de : votre utilisation et accès au service BookOTL ; votre violation de toute disposition de ces conditions générales ; ou votre violation des droits de tout tiers.

Loi applicable

Ces conditions générales sont régies et interprétées conformément aux lois de la juridiction où BookOTL a son siège social (province de Québec, Canada), sans égard aux principes de conflits de lois.

Règlement des litiges

Tout litige découlant de ces conditions générales ou de l'utilisation de BookOTL sera résolu par arbitrage contraignant, conformément aux règles d'arbitrage de la juridiction de BookOTL.

Résiliation

BookOTL se réserve le droit de résilier ou de suspendre votre accès à tout ou partie du service à tout moment, avec ou sans motif, et avec ou sans préavis, et ce, immédiatement.

Généralités

Ces conditions générales constituent l'intégralité de l'accord entre vous et BookOTL concernant l'utilisation du service BookOTL et du site web charpstay.com. Le fait pour BookOTL de ne pas faire respecter une disposition de ces conditions générales ne constitue pas une renonciation à cette disposition ou à tout autre droit.

Nous contacter

Si vous avez des questions concernant ces conditions générales, veuillez nous contacter à l'adresse admin@charpstay.com.

Obligations de BookOTL inc.

1. BookOTL inc. offre la possibilité de publier les propriétés sur son site de location charpstay.com ainsi que sur les autres sites de location à la suite du choix fait par le propriétaire lors de la création de sa propriété.

2. BookOTL offre aux propriétaires la possibilité de choisir entre trois services : Auto géré, Semi géré ou gérance complète. Se référer aux détails de chacun des services directement sur charpstay.com

3. Selon les termes et conditions ci-présentes, le propriétaire autorise BookOTL à accepter les réservations à court terme de la propriété à l’exception des dates exclues réservées par le propriétaire pour son usage personnel.

4. Le propriétaire et BookOTL s'entendent pour affirmer que la location de la propriété est dépourvue de toute forme de discrimination, que ce soit basée sur la race, la religion, la couleur de peau, le sexe, l'âge, ou l'origine.

5. En compensation à BookOTL, et selon le service sélectionné par la propriétaire (Auto géré, semi géré, Gérance complète), les frais de commissions suivants seront perçus à la suite de chaque location :

a. Peu importe le service retenu par le propriétaire (auto, semi et gérance complète), 5% du tarif de la nuitée seront chargés aux locataires

b. Service Auto géré, 0% de frais de commissions seront chargés au propriétaire

c. Service Semi géré, 5% de frais de commissions seront chargés au propriétaire

d. Service de gérance complète, 10% de frais de commissions seront chargés au propriétaire

6. Marketing : BookOTL va promouvoir la propriété pour la location à travers différents canaux, incluant la publicité en ligne, les réservations sur internet, etc. BookOTL va promouvoir les propriétés sur :

i. Son propre site charpstay.com (inclus).

ii. Selon les choix du propriétaire, des sites de location contre commission tel que, Airbnb, Expedia, Booking, VRBO, Tripadvisor

iii. Selon les choix du propriétaire, des sites québécois contre frais annuels tel que chaletsalouer, chaletsauquebec.

iv. Par le biais de campagnes publicitaires digitales : Google AdWords, Facebook, campagnes d'e-mailing massives

v. Ou tout autre moyen de marketing adéquat

7. BookOTL doit se conformer aux termes et conditions des autres sites de location tel leur politique d’annulation, de litiges, etc. Le propriétaire est invité de consulter les termes & conditions des autres sites sur lesquels il a accepté d’afficher sa propriété.

8. Gestion du calendrier : BookOTL tiendra à jour le calendrier centralisé reflétant l'occupation et la disponibilité de la propriété, comprenant les périodes réservées par le propriétaire et ses invités (dont il est responsable). Ils établiront un calendrier d'occupation en se basant sur les données fournies par le propriétaire et géreront les réservations en conséquence.

9. Contrat d'exclusivité avec BookOTL : BookOTL opère exclusivement la location des propriétés en fonction du service sélectionné. En conséquence, le propriétaire ne peut ni louer sa propriété directement, ni par le biais d'une tierce partie.

10. Dans l’éventualité qu’une propriété est déjà présente sur d’autres sites de locations par exemple sur airbnb, le propriétaire se doit de masquer ou donner les droits à BookOTL afin de gérer les locations futures. Ceci est dans le meilleur intérêt du propriétaire afin d’éviter les réservations en double créant des conflits de calendrier.

11. BookOTL a le droit de retirer une propriété de son site web ainsi que tout autre site de location si elle ne répond pas aux exigences tel que décrites dans la section Obligations du propriétaire ci-dessous.

12. BookOTL n’est pas tenu de détenir aucune assurance commerciale des propriétés affichées sur son site Internet, il incombe à chaque propriétaire de détenir une assurance commercial active couvrant la protection de leur propriété pour des locations à court terme.

13. Dommages survenus lors d’une location :

a. Dans l’éventualité de dommages survenus à la propriété lors d’une location, BookOTL ne peut être tenu aucunement responsable de dédommager les propriétaires que ce soit pour des bris mineurs ou majeurs.

b. Certains sites de location dont Airbnb offre une assurance couvrant les dommages lors d’une location. Le propriétaire bénéficiera ainsi de cette couverture. Pour de plus amples renseignements, se référer directement aux autres sites de location.

c. D’autres sites de location n’offrent aucune assurance en cas de dommages. D’où la nécessité de demander un certain dépôt de sécurité remboursable à la fin de chaque séjour.

d. Procédures en cas de dommages lors d’une location : Pour toutes les offres de service:

1. Location via les sites avec une assurance couvrant les dommages:

a. BookOtl enverra un formulaire au propriétaire, qui devra le remplir et le renvoyer à BookOtl.

b. Par la suite, BookOtl se chargera de transmettre le formulaire complété aux différentes plateformes de location.

2. Location directe ou via les sites sans une assurance couvrant les dommages:

a. Le propriétaire et le client seront mis en contact direct pour négocier et finaliser un accord.

b. BookOtl libérera le dépôt, déduisant au préalable le montant convenu entre le propriétaire et l'invité.

i. Prendre note : Un certain dépôt de sécurité remboursable a été établie par le propriétaire lors de la création de la propriété.

Détails des obligations de BookOTL :

Ces termes et conditions incluent les responsabilités suivantes :

i. À partir du moment que le propriétaire a publié sa propriété sur charpstay.com, et selon son choix de publication sur les autres sites de location, BookOTL s’occupera de la création de sa propriété sur ces autres sites.

ii. Promotion publicitaire sur ses propres plateformes ainsi que sur d'autres sites de voyages et de tourisme.

iii. Ajustement des tarifs de manière discrétionnaire.

iv. Gestion des réservations offerte dans le cadre des service semi et gérance complète.

v. Traitement des paiements pour les séjours des vacanciers.

vi. Pour le service de gérance complète :

a. Une assistance à la clientèle pendant leur séjour est incluse au propriétaire

b. Service de ménage au check out (personnel peut être désigné soit par BookOTL, soit par le propriétaire)

c. Communication avec les clients durant tout le processus de réservation

d. Inspection de la propriété incluant l’inventaire à l'arrivée et au départ par le propriétaire.

Tarifications

1. Informations sur la tarification des locations de vacances :

2. À l’aide d’un outil spécialisé dans de fixation de tarifs, BookOTL établira les tarifs de location pour chaque propriété en fonction des saisons et des caractéristiques spécifiques de chaque bien. Cependant, lors de la création de la propriété, le propriétaire doit spécifier le tarif de base par nuitée.

Exemple d’une structure tarifaire : Scénario Auto-géré: Demande de réservation pour deux nuits :

Prix fixé par le propriétaire selon son profile

Nuitée (s)= 100$/nuit Frais de ménage = 100$

· Total attendu par le propriétaire pour cette réservation : 300 $

o Séjour (2 x nuitées) = 200$ Ménage = 100$

CharpStay assure que le propriétaire recevra le montant total demandé. Par conséquent, le service est offert sans frais pour le propriétaire, garantissant qu'il n'aura aucune dépense à effectuer.

Frais de ménage : Dans l’éventualité que le propriétaire sélectionne le service de gérance complète, BookOTL percevra l'intégralité des frais de ménage payés par le locataire, couvrant le nettoyage de la propriété. Pour les autres services, le propriétaire fixera les frais de ménage lors de la création de la propriété sur charpstay.com

Frais et charges supplémentaires à la charge du propriétaire :

Potentiels problèmes associés aux locations :

BookOTL prend toutes les précautions nécessaires pour éviter les problèmes de paiement avec les locataires ou d'autres sites de location. Cependant, quelques problèmes peuvent survenir, tels que:

Litiges de paiement avec les locataires :

BookOTL s'engagera à contester les annulations de paiement afin que le propriétaire puisse récupérer ses revenus. Ce processus peut prendre du temps et n'est pas garanti. En cas d'échec, le propriétaire sera responsable du non-paiement et BookOTL ne percevra pas sa commission.

Annulation de réservations

BookOTL n'accepte pas les annulations après le paiement à moins d’avis contraire du propriétaire qui confirme à BookOTL une annulation sans frais.

Le propriétaire a la responsabilité d’établir un choix de politique d’annulation lors de la création de la propriété sur charpstay.com Ensuite, BookOTL, selon le choix sélectionne, doit se conformer aux politiques d’annulation des autres sites de locations. D’ailleurs, nous recommandons fortement aux propriétaires de consulter les politiques d’annulation des autres sites de location que le propriétaire a sélectionné lors de la création de sa propriété sur charpstay.com

Annulations par les autres sites de location :

Le propriétaire comprend que certains sites de location offrent la possibilité d'annuler les réservations par les clients. Par conséquent, BookOTL n’a d’autre choix que de se conformer aux décisions des autres sites de location.

Aspects financiers

BookOTL s’occupera de la collecte de paiements de location de la propriété sur les divers sites et versera les revenus au propriétaire (7 jours après le check-out à moins d’un litige). Pour chaque propriétaire, BookOTL doit conserver un registre incluant les détails pour chaque location complétée. BookOTL préparera et émettra des relevés de revenus mensuels au propriétaire. BookOTL n’est pas tenu d’avancer des fonds pour payer des dépenses ou des dépenses pour le compte du propriétaire.

BookOTL enverra chaque mois au propriétaire des relevés de revenus de location par courriel et celui-ci aura accès à un portail propriétaire pour consulter ces relevés, dans les 15 jours suivant la fin de chaque mois civil. Le paiement sera effectué par dépôt direct dans le compte désigné par le propriétaire, le cas échéant, ou, si BookOTL est d'accord, par voie postale, par chèque, à l'adresse du propriétaire. Tout virement impliquant des frais transactionnels seront aux frais du propriétaire.

Suite à chaque location, le propriétaire reconnaît et accepte que BookOTL s'occupe de tous les montants à retenir dont la taxe d’hébergement ainsi que la TPS, TVQ si applicable et selon les lois gouvernementales.

Selon le site de location et là où c’est possible, BookOTL recommande fortement aux propriétaires d’établir un dépôt de sécurité remboursable au montant de son choix

Ces termes et conditions sont sujets à modification en fonction des évolutions temporelles et des conditions changeantes. Des mises à jour pourront être proposés périodiquement aux propriétaires, qui auront le choix de les accepter ou non. En cas de refus des modifications, la propriété sera retirée du site charpstay.com et tout autre site de location tout en honorant les réservations futures.

Obligations du propriétaire

Création de la propriété

1. Le propriétaire est responsable de créer un compte sur charpstay.com et ainsi procéder avec la création de sa propriété.

2. Le propriétaire a l’obligation d’obtenir toutes les autorisations nécessaires auprès de la CITQ ou toute autre organisme gouvernemental pour votre licence d'hébergement touristique. Nous vous fournirons les informations nécessaires pour vous conformer à la loi et obtenir le meilleur classement possible.

3. Une fois la licence obtenue, le propriétaire doit fournir le certificat en question lors de la création de sa propriété sur le site charpstay.com

4. Également, le propriétaire devra fournir une preuve que la propriété est bel et bien à son nom et elle est existante (facture d’Hydro, compte de taxes, acte de vente, etc.)

5. Assurances de la propriété : Le propriétaire est responsable de contracter une assurance commerciale pour sa propriété mise en location à court terme, conformément à la réglementation Québécoise

6. Lors de la création de sa propriété sur charpstay.com, le propriétaire décidera les autres sites de location sur lesquels il voudrait que sa propriété soit publiée

7. Le propriétaire reconnait qu’il a pris connaissance des termes et conditions des autres sites de location et les accepte. En aucun cas, BookOTL inc. est tenu responsable des termes et conditions des autres sites de locations.

8. Photos, descriptions et plan numérisé : Lors de la création de sa propriété sur charpstay.com, le propriétaire est tenu de fournir des photos en haute résolution de sa propriété En option et suite à une demande écrite, BookOTL peut recommander les services professionnels d’un photographe, dont les tarifs seront assurés par le propriétaire.

Mise à disposition de la propriété à la location

9. Le propriétaire s'engage à fournir une résidence équipée, propre et bien entretenue :

a. La propriété doit être prête à être louée pour des séjours courts, avec tous les meubles, décorations, électroménagers et ustensiles nécessaires. Le propriétaire reconnaît que les propriétés doivent être entièrement équipées et suggère l'utilisation de matériaux et de meubles robustes, étant donné que ces maisons sont sujettes à une usure normale suite aux nombreuses locations

b. Entretien régulier de la maison : Il incombe au propriétaire de veiller à ce que la propriété soit toujours en bon état, y compris en assumant les frais nécessaires pour contrer l'usure normale résultant de son utilisation. Cela englobe les travaux d'entretien réguliers visant à répondre aux besoins de la maison.

c. Maintenance habituelle de la propriété : Il est de la responsabilité du propriétaire, à ses frais, d'organiser, en hiver, le déneigement de l'allée menant à la maison ainsi que des zones communes telles que les terrasses et en été, toute ouverture de piscine, tonte de gazon, entretien paysager, etc.

d. En cas de la présence d’un bain à remous extérieur (spa), le propriétaire a la responsabilité de tenir le spa propre, maintenu en tout temps.

10. Le propriétaire a la responsabilité de trouver sa propre équipe d’entretien ménager s’il a sélectionné les services auto ou semi gérés. En ce qui concerne le service de gérance complète, le propriétaire pourra suggérer son propre contact d’entretien ménager.

11. BookOTL recommande le propriétaire de nommer un responsable de la maintenance résidant à proximité de la propriété. Ce responsable aura comme tâche de pouvoir régler les problèmes sur place ou faire appel à des professionnels si nécessaire. Le tout aux frais du propriétaire. Les coordonnées de cette personne doivent être communiquées à BookOTL si le propriétaire a sélectionné le service de gérance complète offerte par BookOTL.

12. L'accès au bâtiment : Le propriétaire se chargera de la distribution des clés, des codes d'accès, des codes d'alarme, etc., afin d'assurer le bon fonctionnement de sa propriété. Ce service est destiné à ses invités et aux locataires, garantissant ainsi que chaque séjour commence sans problème et offrant un accès 24 heures sur 24.

13. Paiement des dépenses et services divers : Le propriétaire est tenu de régler toutes les dépenses liées à sa propriété, y compris les services publics de base (eau, égout, gaz naturel, électricité, collecte des ordures, téléphone, Internet, Netflix, Prime, Disney+, etc. et télévision par câble) ainsi que les taxes et impôts.

Usage personnel de la propriété par le propriétaire et/ou ses invités

· Gestion du calendrier : Le propriétaire ou ses invités personnels est autorisé à utiliser sa résidence selon ses besoins, mais au préalable, il doit bloquer et maintenir les dates dans le calendrier centralisée sur charpstay.com sur une base régulière en tenant compte de toutes les réservations déjà confirmées et qui doivent ainsi être honorées. En cas d’un litige sur des dates (double réservation par le propriétaire et le locataire), la location a précédence et devra être honorée. Dans le cas contraire, le propriétaire doit assumer les frais de pénalités en cas d’annulation (dépendamment des termes et conditions des autres sites de location)

· Pendant les périodes où le propriétaire occupe la propriété, celui-ci ou ses invités doivent respecter les heures d'arrivée et de départ habituelles ainsi que les procédures afin d'éviter tout conflit avec la location de la propriété.

· Après chaque séjour personnel, le propriétaire doit remettre la maison dans un état de location prêt à l'emploi. Tout dommage survenu pendant le séjour personnel empêchant les futures locations doit être signalé dans les plus brefs délais à BookOTl.

14. Lors d’une location par des locataires : Pendant leur séjour, les locataires doivent pouvoir jouir de leur tranquillité. Les effets personnels des propriétaires doivent être stockés dans un placard fermé à clé, tout en laissant de la place pour les affaires personnelles des locataires.

15. En cas d'utilisation partielle ou d'indisponibilité : Le propriétaire doit rembourser les locataires pour toute utilisation partielle de la maison. Si les locataires doivent être relogés en raison de problèmes liés à la maison louée, le coût de la location alternative sera supporté par le propriétaire. Si cette location alternative est plus coûteuse, le propriétaire devra payer la différence.

Vente de la propriété

Le propriétaire s'engage à informer BookOTL par écrit si l'unité est mise en vente pendant la durée de cet accord. BookOTL décline toute responsabilité pour toute perte subie par le propriétaire à la suite de la remise des clés de l'unité mentionnée dans ce contrat à des agents immobiliers ou des acheteurs potentiels. Le propriétaire ou son représentant désigné doit informer BookOTL de toutes les visites à l'unité afin de se protéger contre les entrées non autorisées, et celles-ci doivent être approuvées par BookOTL. Dans le cas où l'unité est vendue pendant la durée de cet accord, le propriétaire accepte que cette vente soit soumise à toutes les réservations confirmées pendant 60 jours après la date de l'avis, et ce, uniquement lorsque la date de clôture est connue. Le propriétaire a accepté de payer la commission complète sur les réservations. En cas de résiliation anticipée du contrat avant les 60 jours, le propriétaire sera facturé en conséquence pour cette résiliation anticipée.

Résiliation

Résiliation par le propriétaire : Frais de résiliation anticipée. Vous pouvez, pour quelque raison que ce soit et à tout moment, annuler nos services pour l'ensemble ou une partie de votre propriété en envoyant un avis par courriel à admin@charpstay.com et votre résiliation sera effective immédiatement après réception de votre avis. Cependant, les termes de cet accord continueront de s'appliquer à toutes les réservations confirmées avant cet avis et resteront en vigueur jusqu'à ce que toutes ces réservations soient complétées.

Réservations confirmées, survie : Le propriétaire honorera toutes les réservations planifiées pour la propriété avant la résiliation des services, et cet accord survivra pour cette période en ce qui concerne ces réservations.

Suspension ou résiliation par BookOTL : Nous pouvons, à notre seule discrétion et sans aucune responsabilité envers vous, avec ou sans motif, pour n'importe quelle raison ou sans raison du tout, et avec ou sans préavis, suspendre ou résilier votre accès à nos services ; ou modifier ou interrompre, temporairement ou définitivement, toute partie de nos services. Si BookOTL résilie cet accord et votre accès à nos services, BookOTL vous en informera et la résiliation sera effective à la date identifiée dans l'avis. Si BookOTL résilie cet accord en raison de votre violation, toutes les réservations existantes à votre propriété seront considérées comme des annulations par le propriétaire.